Client Experience Specialist - Toronto - IPCC Corporate

Investment Planning Counsel (IPC) is one of the fastest growing independent wealth management companies in Canada. We are a diverse group of people all driven towards one goal: helping advisors build a better business through a remarkable client experience.

As the Client Experience Specialist, you will be the ‘glue’ that binds all client relationships together, you will be the first voice people hear when they call in, and the first person they see when they visit. Major responsibilities will include client servicing, client meeting coordination, review and follow up on client communication and documentation, administrative support to advisors and other duties as assigned. The ideal candidate will be Mutual Fund Dealer licensed, or willing to complete all required continuing education requirements for licencing.

Integral to the success of this role the ideal candidate must possess effective communication skills, empathy, optimism and a strong focus on growth both personally and professionally.

WE WANT YOU TO JOIN OUR TEAM OF WINNERS!

What is the role of the Client Experience Specialist?

• Ensures excellence in every interaction to provide a consistent experience for existing clients and prospects
• Schedules and manages Advisor/Client appointments and events, participating and documenting key information where required
• Handles all client requests with the Advisor and/or the team within pre-defined SLA’s
• Responds to client inquiries via telephone, email, video conference and in person
• Screens and direct calls. Take adequate messages and relay them in a timely manner to appropriate members
• Answer queries, disseminate or explain information to callers and visitors both internal and external as required
• Contributes to the collective (team) achievement of pre-defined Retention, Client Experience & Growth targets for IPC
• When required, ensures accuracy of completed account/trade paperwork, financial plans and all client meeting documentation
• Provides ongoing feedback to the team to ensure all opportunities for business improvements are captured and reviewed

What are the preferred qualifications for a Client Experience Specialist?

• Professional Experience - Minimum 3-5 years in an Advisor/Client support role in a Financial Services firm. Alternate comparable experience will be considered.
• Education Requirements & Industry Knowledge - Post secondary diploma or degree in business, finance, economics or other related discipline. Completion of or working towards completion of the IFIC, CSC and/or CPH is preferred. This role will be supporting advisors and clients on the Mutual Funds Dealer platform.
• Relationships - Able to foster and maintain excellent relationships with clients, advisors, branch support staff, IPC Head Office staff and other key stakeholders.
• Communication - Excellent client service skills are required. Ability to anticipate client needs and timely follow up is expected.
• Organizational skills and time management – Able to multi-task, prioritize and should be comfortable working in a fast-paced environment.
• Computer software – Must have intermediate knowledge of Office365, PowerPoint, Word, Outlook, Excel, and SharePoint. Nice to have intermediate knowledge of Univeris, FundServ, UVC, iMost, NetRep, NBIN Portal and/or Compass.

What is # lifeatIPC?

• Awesome support in providing industry-leading training to help you succeed in your role
• Awesome community involvement opportunities through IPC Cares
• Awesome perks: benefits that fit your needs, pension, share purchase plan, corporate discount plans, social events, summer hours, and fun
• Awesome recognition: kudos, all-star program, rising star, and the circle of excellence
• Awesome Leadership teams that know your name

If someone you know sounds like a great fit for this role, send them this job posting and encourage them to apply!

If you continue in the selection process, please notify us of any particular accommodation you might require. Any information you send us will be treated with complete confidence.

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Investment Planning Counsel (IPC) est l’une des entreprises indépendantes de gestion de patrimoine qui connaît la croissance la plus rapide au Canada. Nous sommes des gens provenant de divers horizons, mais qui travaillent tous à un même objectif : aider des conseillers et des conseillères à bâtir leur entreprise grâce à une expérience client exceptionnelle.

En tant que spécialiste de l’expérience client, vous serez la personne clé qui harmonise l’ensemble des relations client, vous serez la première voix que les gens entendront lorsqu’ils téléphoneront, et la première personne qu’ils verront lorsqu’ils nous rendront visite. Les principales responsabilités comprennent le service à la clientèle, la coordination des rencontres avec les clients, l’examen et le suivi des communications et des documents destinés à la clientèle, le soutien administratif aux conseillers et conseillères et d’autres tâches qui pourront vous être assignées. Le candidat idéal sera un courtier agréé en fonds communs de placement, ou sera disposé à entreprendre les démarches pour satisfaire aux exigences de formation continue afin d’obtenir un permis.

Le candidat ou la candidate idéal(e) doit également posséder d’excellentes habiletés de communication, faire preuve d’empathie, être optimiste et accorder une grande importance au développement personnel et professionnel.

NOTRE ÉQUIPE GAGNANTE VOUS ATTEND!

Principales responsabilités de spécialiste de l’expérience client?

• Viser l’excellence dans chaque interaction pour fournir une expérience homogène aux clients actuels et potentiels.
• Organiser et gérer des rencontres et des événements conseiller(ère)-clients, y participer et fournir de l’information clé au besoin.
• Gérer toutes les demandes des clients avec les conseillers ou l’équipe conformément aux ententes sur les niveaux de service.
• Répondre aux demandes de renseignements des clients par téléphone, courriel, vidéoconférence ou en personne.
• Filtrer et acheminer les appels. Prendre efficacement les messages et les relayer dans les meilleurs délais aux personnes appropriées.
• Répondre aux demandes de renseignements, diffuser ou expliquer de l’information aux demandeurs et aux visiteurs internes et externes, selon les besoins.
• Contribuer à l’atteinte collective (équipe) des cibles préétablies en matière de rétention et de satisfaction de la clientèle, et de croissance pour IPC.
• Au besoin, assurer l’exactitude des documents relatifs aux comptes/opérations, des plans financiers et tous les documents relatifs aux rencontres avec les clients.
• Fournir une rétroaction continue à l’équipe pour s’assurer qu’on décèle et examine toutes les possibilités d’amélioration opérationnelle.

Quelles sont les qualifications souhaitables pour le poste de spécialiste de l’expérience client?

• Expérience professionnelle – Minimum de trois à cinq ans d’expérience dans un poste de conseiller(ère) ou de responsable du service à la clientèle dans une entreprise de services financiers. Expérience en assurance vie requise. Une expérience équivalente sera prise en considération.
• Exigences relatives à la formation et à la connaissance du secteur – Diplôme d’études postsecondaires ou diplôme en administration des affaires, en finance, en économie ou dans une discipline connexe. Avoir réussi ou suivre le cours donné par l’Institut des fonds d’investissement du Canada (IFIC), le Cours sur le commerce des valeurs mobilières au Canada (CCVM) et/ou le Cours relatif au Manuel sur les normes de conduite (Canadian Practitioners Handbook), constitue un atout. Le titulaire de ce poste devra offrir du soutien aux conseillers(ères) et à la clientèle sur les plateforme de courtier en fonds communs de placement.
• Relations – Être capable d’entretenir d’excellentes relations avec la clientèle, les conseillers et conseillères, le personnel de soutien des succursales, le personnel du siège social d’IPC et les autres intervenants clés.
• Communication – D’excellentes aptitudes en matière de service à la clientèle sont requises. On s’attend à ce que le candidat ou la candidate soit en mesure de prévoir les besoins des clients et d’assurer les suivis dans les meilleurs délais.
• Compétences organisationnelles et gestion du temps – Le candidat ou la candidate doit être capable de gérer de multiples tâches à la fois et d’établir des priorités ainsi que se sentir à l’aise dans un dans un environnement de travail dynamique.
• Connaissances informatiques – Le candidat doit avoir une connaissance intermédiaire de Office365, d’Univeris, de Fundserv, d’UVC, d’iMost, de NetRep, du portail BNRI ou de Compass constitue un atout.

Ce qui vous attend à IPC (# lifeatIPC)

• Un soutien de premier ordre en matière de formation pour vous aider à réussir dans le rôle qui vous sera confié
• Des belles occasions de contribuer au bien-être de votre collectivité grâce à IPC Cares
• De formidables atouts : des avantages sociaux répondant à vos besoins, un régime de retraite, un régime d’achat d’actions, des rabais d’entreprise, des événements sociaux, un horaire de travail estival et de la convivialité
• De fabuleux programmes pour souligner votre réussite
• Des équipes de direction accessibles, qui prendront le temps de bien vous connaître

Si vous connaissez une personne à qui ce rôle conviendrait, faites-lui parvenir cet avis de poste à pourvoir et encouragez-la à postuler!

Si vous poursuivez le processus de sélection, veuillez nous aviser de toute adaptation particulière dont vous pourriez avoir besoin. Tous les renseignements que vous nous fournirez demeureront absolument confidentiels.

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