Client Experience Specialist - Orillia - IPCC Corporate

Investment Planning Counsel (IPC) is one of the fastest growing independent wealth management companies in Canada. We are a diverse group of people all driven towards one goal: helping advisors build a better business through a remarkable client experience.

About Us

We specialize in financial planning for individuals, families, and business owners.  Our team is friendly and compassionate, respectful, collaborative, proactive and professional.  We focus on one thing only – earning the trust and confidence of our client families to establish long-term advisory relationships. Each member of our team plays a specific role in meeting this objective. 

About You

You have a natural ability to work well with people and you genuinely like interacting with others. You pride yourself on exceeding the expectations of others, being a self-starter, and possessing the tenacity to get the job done.  You are accurate, solution & detailed oriented, and love keeping everyone organized.

You work collaboratively with other team members to create a team dynamic which inspires positive communication and workflow. You are confident and comfortable interacting with affluent clients and understand the importance of privacy when working with clients, their families, and friend groups.

The role of the Client Experience Specialist is to assist and support the Advisor and team with administration so that their time is best spent working directly with clients.  The role of CES is to work closely with the team and create an experience for new and existing clients with a ‘life planning’ mindset that delivers peace of mind while encouraging clients to Live Their Dream.

WE WANT YOU TO JOIN OUR TEAM OF WINNERS!

What is the role of the Client Experience Specialist?

• Professionally respond to client inquiries via telephone, email, video conference and in person.
• Manage the office calendar, client appointments and events, participating and documenting key information where required. Coordinate and implement our comprehensive, pro-active, and highly personalized client experience.
• Prepare, in advance, all meeting documentation for client and prospect meetings for Advisor.
• Coordinate client account/trade instructions for creation and completion with instruction from Advisor.
• Ensure the accuracy of account/trade paperwork, financial plans, and follow up on account and transaction workflow and client meeting documentation.
• Optimize our CRM and software to fully support our business.
• Coordinate the client onboarding process ensuring our new clients have an exceptional experience.
• Work collaboratively and maintain excellent relationships with branch support staff, IPC Head Office and other key stakeholders (marketing, operations, compliance) to support best in class office and client management.
• Escalate all client matters in a timely manner, as warranted by the situation.
• Proactively seek ways to improve client service, new client onboarding, and operations and provides feedback to ensure all opportunities for business improvements are captured.
• Ad-hoc duties as required, and responsibilities may change from time to time.

What are the preferred qualifications for a Client Experience Specialist?

• Professional Experience – 3-5 years in an Administrative Assistant/Advisor support role in a financial advisory firm.  Alternate comparable experience will be considered.
• Outstanding communication and interpersonal skills – ability to communicate and work collaboratively with everyone.
• Exceptional organizational and time management skills– Able to multi-task, prioritize and create and follow systems.
• Client experience and attention to detail – You love going the extra distance and enjoy doing something that will create a memorable experience and/or solve a problem.  Ability to anticipate client needs.
• Computer skills - proficient in Microsoft Office365, Outlook, Excel, Word, Teams, and SharePoint as well as CRM software (Salesforce, UVC). Nice to have intermediate knowledge of Univeris, FundServ.
• Basic insurance knowledge would be an asset.
• Completion of or working towards completion of the IFIC, CSC and/or CPH would be an asset.
• Education/Industry Knowledge - Post secondary diploma or degree in business, finance, economics, or other related discipline would be an asset.

What is # lifeatIPC?

• Awesome support in providing industry-leading training to help you succeed in your role
• Awesome community involvement opportunities through IPC Cares
• Awesome perks: benefits that fit your needs, pension, share purchase plan, corporate discount plans, social events, summer hours, and fun
• Awesome recognition: kudos, all-star program, rising star, and the circle of excellence
• Awesome Leadership teams that know your name

If someone you know sounds like a great fit for this role, send them this job posting and encourage them to apply!

If you continue in the selection process, please notify us of any particular accommodation you might require. Any information you send us will be treated with complete confidence.

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Investment Planning Counsel (IPC) est l’une des sociétés de gestion de patrimoine indépendante qui croît le plus rapidement au Canada. Notre groupe diversifié est constitué de personnes orientées sur un objectif : aider les conseillers à bâtir une meilleure entreprise en offrant une expérience client remarquable.

À propos de nous

Nous nous spécialisons dans la planification financière pour les particuliers, les familles et les propriétaires d’entreprise. Notre équipe est accueillante, humaine, respectueuse, collaborative, proactive et professionnelle. Nous nous concentrons sur une seule chose : gagner la confiance de nos clients pour établir des relations à long terme axées sur la prestation de conseils. Chaque membre de notre équipe joue un rôle précis dans l’atteinte de cet objectif. 

À propos de vous

Vous avez une capacité innée à bien travailler avec les gens et vous adorez interagir avec les autres. Votre habileté à dépasser les attentes, votre esprit d’initiative et votre ténacité devant le travail à accomplir font votre fierté. Vous faites preuve de minutie, vous êtes à la recherche de solutions, vous avez le souci du détail et vous aimez aider les autres à s’organiser.

Vous travaillez en collaboration avec vos collègues pour créer une dynamique d’équipe favorisant une communication et un flux de travail positifs. Vous êtes bien et confiant dans vos interactions avec des clients aisés, et vous comprenez l’importance de la protection de la vie privée lorsque vous travaillez avec des clients, leur famille et des groupes d’amis.

Le rôle de la ou du spécialiste, Expérience client est d’aider et de soutenir les conseillers et leurs équipes dans les tâches administratives, afin de leur dégager du temps pour travailler directement avec les clients. La ou le spécialiste, Expérience client travaille en étroite collaboration avec les équipes pour proposer aux clients nouveaux ou existants une expérience axée sur la « planification pour la vie », de manière à leur offrir une tranquillité d’esprit tout en les encourageant à vivre leurs rêves.

JOIGNEZ-VOUS À NOTRE ÉQUIPE GAGNANTE!

Quel est le rôle de la ou du spécialiste, Expérience client?

• Répondre professionnellement aux demandes des clients par téléphone, par courriel, par vidéoconférence et en personne
• Gérer le calendrier du bureau, les rendez-vous avec les clients et les événements; participer aux activités et consigner les renseignements clés, au besoin
• Coordonner et mettre en œuvre une expérience client complète, proactive et hautement personnalisée
• Préparer pour les conseillers tous les documents nécessaires aux rencontres avec les clients existants et les clients potentiels
• Coordonner les directives de création et d’exécution relatives aux comptes / transactions des clients avec celles des conseillers
• Assurer l’exactitude des documents relatifs aux comptes / transactions et des programmes financiers; faire le suivi du flux de travail pour les comptes / opérations ainsi que des documents nécessaires aux rencontres avec les clients
• Utiliser notre outil de GRC et nos logiciels de manière optimale, pour soutenir pleinement nos activités
• Coordonner le processus d’intégration des clients en s’assurant que nos nouveaux clients vivent une expérience exceptionnelle
• Travailler en collaboration avec le personnel de soutien de la succursale, les employés au siège social d’IPC et d’autres intervenants clés (marketing, exploitation, conformité) et maintenir d’excellentes relations avec eux, pour soutenir une gestion optimale des bureaux et des clients
• Faire monter les dossiers des clients en temps voulu, au besoin, selon la situation
• Chercher de façon proactive des moyens d’améliorer le service à la clientèle, l’intégration des nouveaux clients et les activités d’exploitation; fournir une rétroaction pour veiller à ce que toutes les occasions d’amélioration soient saisies
• Effectuer des tâches inhabituelles, au besoin; modifier ses responsabilités de temps à autre

Quelles qualifications professionnelles devez-vous avoir?

• Expérience professionnelle – De trois à cinq ans dans un poste de soutien aux adjoints administratifs / conseillers dans un cabinet de conseillers en sécurité financière; toute autre expérience comparable sera prise en compte
• Compétences exceptionnelles en communication et en relations interpersonnelles – capacité à communiquer et à travailler en collaboration avec tout le monde
• Sens de l’organisation remarquable et excellente gestion du temps – capacité à mener plusieurs tâches de front, à dresser un ordre de priorités et à créer et suivre des systèmes
• Expérience client et souci du détail – vous adorez vous dépasser et vous aimez faire le nécessaire pour créer une expérience mémorable et/ou résoudre un problème 
• Capacité à prévoir les besoins des clients
• Compétences en informatique – maîtrise de Microsoft Office 365, Outlook, Excel, Word, Teams et SharePoint ainsi que des logiciels de GRC (Salesforce, UVC); connaissances intermédiaires d’Univeris et FundServ (souhaitable)
• Connaissances de base de l’assurance (un atout)
• Cours de l’Institut des fonds d’investissement du Canada, cours sur le commerce des valeurs mobilières au Canada et/ou cours relatif au Manuel sur les normes de conduite réussis ou en voie d’être réussis (un atout)
• Formation / connaissance du secteur – diplôme d’études postsecondaires ou diplôme en affaires, en finance, en économie ou dans une autre discipline connexe (un atout)

Ce qui vous attend à IPC (# lifeatIPC)

• Un soutien de premier ordre en matière de formation pour vous aider à réussir dans le rôle qui vous sera confié
• Des belles occasions de contribuer au bien-être de votre collectivité grâce à IPC Cares
• De formidables atouts : des avantages sociaux répondant à vos besoins, un régime de retraite, un régime d’achat d’actions, des rabais d’entreprise, des événements sociaux, un horaire de travail estival et de la convivialité
• De fabuleux programmes pour souligner votre réussite
• Des équipes de direction accessibles, qui prendront le temps de bien vous connaître

Si vous connaissez une personne à qui ce rôle conviendrait, faites-lui parvenir cet avis de poste à pourvoir et encouragez-la à postuler!

Si vous poursuivez le processus de sélection, veuillez nous aviser de toute adaptation particulière dont vous pourriez avoir besoin. Tous les renseignements que vous nous fournirez demeureront absolument confidentiels.

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