Executive Assistant - IPCC Corporate

Investment Planning Counsel (IPC) is one of the fastest growing independent wealth management companies in Canada. We are a diverse group of people all driven towards one goal: helping advisors build a better business through a remarkable client experience.

With your background, skills and experience you’ve already found success in the wealth management industry. Have you found your ideal firm, one that encourages you to pursue a balanced lifestyle as well as professional success?

The primary role of our executive office is corporate decision making and business strategies. We are currently seeking an Executive Assistant to provide administrative support to members of this team from an administrative perspective.  

WE WANT YOU TO JOIN OUR TEAM OF WINNERS!

At Investment Planning Counsel we’ve designed every aspect of the Executive Assistant role with you in mind.

 What is the role?  

• Provide administrative support to senior leaders as determined, providing management of calendar management and expense payment processes
• Coordinate senior leadership activities through the booking of appointments, meetings, travel arrangements and conference calls
• Coordinate and organize meetings and conferences in virtual, onsite and hybrid work scenarios including booking meeting rooms/venues and organizing catering requirements
• Coordinate local team events related to celebrations, team building and milestone events
• Greet visitors for meetings at our main campus location and ensure a professional and friendly experience
• Organize the distribution of meeting agendas, minutes and meeting materials for management meetings
• Prepare correspondences including letters and email and proofreading and editing documents
• Prepare presentations and reports related to business activities
• Participate in and complete special projects independently or in collaboration with team members based on goals determined in partnership with direct leader
• Ensure prompt turnaround and accuracy on queries from senior leadership team
• Independently research, prioritize and follow up on multiple incoming issues and concerns addressed to the executives, including sensitive and /or confidential matters; determine appropriate course of action, referral, and/or responses

What traits and competencies should you possess?

• Exceptional organizational skills
• Strong attention to detail
• Relationship-building skills with a commitment to establishing long-term relationships
• Strong communication skills; ability to effectively communicate with various audiences at all levels of the organization
• Ability to prioritize and multi-task effectively to deal with tight deadlines and competing priorities
• Ability to anticipate upcoming needs of senior leaders you are supporting and plan as needed
• Ability to think critically and use sound judgment
• Goal oriented at an individual and team level 
• Ability to maintain confidentiality at all times

What are the preferred qualifications?

• Minimum 5-7 years’ experience within the Financial Industry at the administrative level
• Undergraduate degree in Business
• Experience working within the financial industry
• Proficient in the Microsoft Office suite of products
• Effective time management skills

What is # lifeatIPC?

• Awesome support in providing industry-leading training to help you succeed in your role
• Awesome community involvement opportunities through IPC Cares
• Awesome perks: benefits that fit your needs, pension, share purchase plan, corporate discount plans, social events, summer hours, and fun
• Awesome recognition: kudos, all-star program, rising star, and the circle of excellence
• Awesome Leadership teams that know your name

If you continue in the selection process, please notify us of any particular accommodation you might require. Any information you send us will be treated with complete confidence.

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Investment Planning Counsel (IPC) est l’une des entreprises indépendantes de gestion de patrimoine qui connaît la croissance la plus rapide au Canada. Nous sommes des gens provenant de divers horizons, mais qui travaillent tous à un même objectif : aider des conseillers et des conseillères à bâtir leur entreprise grâce à une expérience client exceptionnelle.

Grâce à votre formation, à vos compétences et à votre expérience, vous menez une brillante carrière dans le secteur de la gestion du patrimoine. Mais avez-vous trouvé votre cabinet idéal, celui qui vous encourage à adopter un style de vie équilibré ainsi qu’à réussir sur le plan professionnel?

Le rôle principal de notre bureau de direction consiste à prendre des décisions d’entreprise et à élaborer des stratégies d’affaires. Nous sommes actuellement à la recherche d’un adjoint de direction pour fournir un soutien administratif aux membres de cette équipe. 

JOIGNEZ-VOUS À NOTRE ÉQUIPE GAGNANTE!

Chez Investment Planning Counsel, nous avons réfléchi à chaque aspect du poste d’adjoint de direction en pensant à vous.

 Quelles seront vos responsabilités? 

• Offrir un soutien administratif aux membres de la haute direction, au besoin, en gérant les processus de gestion du calendrier et de paiement des dépenses
• Coordonner les activités de la haute direction en planifiant des rendez-vous, des réunions, des déplacements et des conférences téléphoniques
• Coordonner et organiser des réunions et des conférences tenues de façon virtuelle, en personne ou en mode hybride, notamment en réservant les salles et les lieux de réunion et en prévoyant les services de traiteur
• Coordonner les célébrations, les activités de consolidation d’équipe et les événements importants de l’équipe à l’échelle locale
• Accueillir les personnes qui assistent à des réunions à notre complexe principal de façon professionnelle et chaleureuse
• Organiser la distribution de l’ordre du jour, du procès-verbal et des documents pour les réunions de la direction
• Préparer la correspondance, y compris les lettres et les courriels, et effectuer la relecture et la modification de documents
• Préparer des présentations et des rapports liés aux activités commerciales
• Participer à des projets spéciaux et les réaliser de façon autonome ou en collaboration avec les membres de l’équipe en fonction des objectifs établis en partenariat avec le supérieur immédiat
• Veiller à ce que les demandes de renseignements provenant de l’équipe de la haute direction soient traitées avec rapidité et exactitude
• Effectuer des recherches, établir des priorités et assurer un suivi de manière autonome relativement à de multiples questions et préoccupations soumises aux cadres, lesquelles peuvent être de nature sensible ou confidentielle; déterminer un plan d’action à l’égard de celles-ci, les confier aux personnes concernées ou y répondre, selon ce qui est approprié

Quels traits de personnalité et quelles aptitudes devez-vous posséder?

• Aptitudes organisationnelles exceptionnelles
• Grand souci du détail
• Capacité et volonté d’établir des relations durables
• Excellentes aptitudes en communication et capacité de communiquer efficacement avec divers auditoires à tous les niveaux de l’organisation
• Capacité d’établir un ordre de priorité et d’effectuer plusieurs tâches en même temps; savoir composer avec des échéances serrées et des priorités concurrentes
• Capacité à prévoir les besoins futurs des membres de la haute direction que vous assistez et à faire des plans au besoin
• Esprit critique et discernement
• Souci d’atteindre les objectifs, tant sur le plan individuel que pour l’équipe 
• Capacité de préserver la confidentialité de l’information en tout temps

Quelle qualification professionnelle devez-vous avoir?

• Au moins 5 à 7 ans d’expérience dans un poste administratif au sein du secteur financier
• Diplôme universitaire de premier cycle en administration des affaires
• Expérience de travail dans le secteur financier
• Maîtrise de la suite Microsoft Office
• Aptitudes pour la gestion du temps

Qu’est-ce que la # VieChezIPC?

• Un soutien extraordinaire grâce à une formation de premier plan qui vous aidera à réussir dans vos fonctions
• D’extraordinaires occasions en matière d’engagement communautaire grâce à IPC Cares
• Des avantages extraordinaires : des garanties collectives qui répondent à vos besoins, un régime de retraite, un régime d’achat d’actions, un programme de rabais d’entreprise, des événements sociaux, un horaire d’été et beaucoup de plaisir
• Des marques de reconnaissance extraordinaires : des félicitations, un programme d’étoiles, la présentation des étoiles montantes et un cercle d’excellence
• Des équipes de leaders extraordinaires qui connaissent votre nom

Si vous poursuivez le processus de sélection, veuillez nous aviser de toute mesure d’adaptation particulière dont vous pourriez avoir besoin. Tous les renseignements que vous nous enverrez seront traités en toute confidentialité.

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