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Client Services Associate

Client Services Associate — Operations, Advisor 411

Mississauga, ON


Investment Planning Counsel (IPC) is one of the fastest growing independent wealth management companies in Canada. We are a diverse group of people all driven towards one goal: helping advisors build a better business through a remarkable client experience.

As part of the IGM family of companies, we are proud to be recognized as one of Canada’s Top 100 Employers (2023) by Mediacorp Canada Inc. for empowering our teams with the resources to thrive in a collaborative environment, where wellness is at the forefront.

With your background, skills and experience you’ve already found success in the wealth management industry. Have you found your ideal firm, one that encourages you to pursue a balanced lifestyle as well as professional success?

The Client Services department is responsible for providing a premium service experience to internal and external IPC clients to help Advisors build a better business. All advisor inquiries handled through the Client Services process must be accurate, complete and resulting in an efficient service experience consistently provided in a professional, friendly atmosphere. Standards for quality and productivity of the service provided to IPC Securities Advisors apply as a measure of performance in this role.

We’re seeking a Client Services Associate – someone who is the primary point of contact for IPC Securities Advisors on a wide array of processing, procedural and regulatory matters affecting client accounts.

WE WANT YOU TO JOIN OUR TEAM OF WINNERS!

At Investment Planning Counsel we’ve designed every aspect of the Client Services Associate role with you in mind.

What is the role of the Client Services Associate?

  • Actively contribute to the accurate resolution of telephone queries, on-line tickets and emails from internal and external partners with an emphasis on meeting or exceeding service level agreements.
  • Positively contribute to the Team’s service level benchmark of responding to 80% of calls within 20 seconds.
  • Liaison between client facing front office partners, internal partners and third-party vendors to positively represent mutual interests and transfer knowledge.
  • Educate callers on array of IPC and regulatory products, policies and procedures that includes, but is not limited to: o Field inquiries relative to client account administration
  • Issues related to registered plans
  • Document requirements for new accounts
  • Pricing and service-related inquiries
  • Remote trade processing inquiries
  • Recognize any issues with potential for unforeseen risk to IPC or the client, and timely communicate to management.

What traits and competencies should a Client Services Associate possess?

  • Strong communication skills  
  • Strong time management skills
  • Relationship-building skills with a commitment to establishing long-term client relationships
  • Ability to provide resolutions to enhance client experiences
  • Ability to think critically and use sound judgment when serving clients

What are the preferred qualifications for a Client Services Associate?

  • Must possess a minimum of 2 years' experience within a resource center environment, working in an IIROC platform.
  • Experience working in the securities operations/client service environment with a good working knowledge of relevant back-office software solutions preferred.
  • Undergraduate degree in Business preferred
  • Completion of IFIC is mandatory, CSC is an asset.
  • Must be extremely proficient at using Microsoft Office Suite programs (Office 365) with specific attention to Word and Excel

What to expect at IPC?

  • Awesome support in providing industry-leading training to help you succeed in your role
  • Awesome community involvement opportunities through IPC Cares
  • Awesome perks: benefits that fit your needs, pension, share purchase plan, corporate discount plans, social events, summer hours, and fun
  • Awesome recognition: kudos, all-star program, rising star, and the circle of excellence
  • Awesome Leadership teams that know your name
  • Awesome hybrid working environment

If someone you know sounds like a great fit for this role, send them this job posting and encourage them to apply!

If you continue in the selection process, please notify us of any particular accommodation you might require. Any information you send us will be treated with complete confidence.

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­­­­­­­­­­­­­­­­Investment Planning Counsel (IPC) est l’une des entreprises indépendantes de gestion de patrimoine qui connaît la croissance la plus rapide au Canada. Nous sommes des gens provenant de divers horizons, mais qui travaillent tous à un même objectif : aider des conseillers et des conseillères à bâtir leur entreprise grâce à une expérience client exceptionnelle.

En tant que membre de la famille d’entreprises IGM, nous sommes fiers d’avoir été reconnus comme l’un des 100 meilleurs employeurs au Canada (2023) par Mediacorp Canada Inc. pour avoir mis à la disposition de nos équipes les ressources nécessaires pour réussir dans un environnement collaboratif qui valorise le mieux-être.

Grâce à vos antécédents, à vos compétences et à votre expérience, vous connaissez déjà du succès dans le secteur de la gestion de patrimoine. Mais avez-vous trouvé l’employeur idéal qui vous encourage non seulement à réussir sur le plan professionnel, mais à adopter un style de vie équilibré?

Le Service à la clientèle est responsable d’offrir une expérience de service de premier plan aux clients internes et externes d’IPC afin de permettre aux conseillers d’améliorer leur pratique. Toutes les demandes des conseillers traitées par le Service à la clientèle doivent être résolues de manière exacte et complète et favoriser une expérience de service efficace dans un contexte toujours professionnel et bienveillant. Les normes de qualité et de productivité du service offert aux conseillers d’IPC Securities servent de critères pour évaluer le rendement de cette fonction.

Nous sommes à la recherche d’un adjoint au service à la clientèle. Cette personne est le premier point de contact des conseillers d’IPC Securities pour un large éventail de questions reliées au traitement, aux processus et à la réglementation qui touchent les comptes des clients.

NOTRE ÉQUIPE DE GAGNANTS VOUS ATTEND!

À IPC, chaque aspect de la fonction d’adjoint au service à la clientèle a été pensé en fonction de vous.

En quoi consiste la fonction d’adjoint au service à la clientèle?

  • Contribuer activement à la résolution appropriée des demandes des partenaires internes et externes transmises par téléphone, en ligne ou par courriel, en s’efforçant de respecter ou de dépasser les ententes sur le niveau de service.
  • Contribuer positivement à la norme de service de l’équipe de répondre dans les 20 secondes dans 80 % des cas.
  • Faire office d’intermédiaire entre les partenaires des services directs à la clientèle, les partenaires internes et les fournisseurs afin de défendre positivement les intérêts mutuels et de transférer les connaissances.
  • Renseigner les interlocuteurs sur une variété de produits, de politiques et de procédures d’IPC et des organismes de réglementation incluant, sans s’y limiter : les demandes de renseignements du réseau concernant l’administration des comptes des clients
  • les questions portant sur les régimes enregistrés
  • la documentation exigée pour les nouveaux comptes
  • la tarification et le service
  • le traitement des opérations à distance
  • Reconnaître les questions pouvant exposer IPC ou le client à un risque imprévu et les signaler promptement à la direction.

Traits de personnalité et compétences recherchés

  • Excellentes aptitudes en communication
  • Habiletés marquées pour la gestion du temps
  • Facilité à nouer des relations et engagement à établir des relations à long terme avec la clientèle
  • Capacité de proposer des solutions afin d’améliorer l’expérience des clients
  • Capacité d’exercer un jugement critique et éclairé afin de bien servir les clients

Aptitudes requises pour le poste

  • Au moins deux ans d’expérience dans un centre de ressources utilisant la plateforme de l’OCRCVM.
  • Expérience de travail dans un service de traitement des opérations ou un service à la clientèle du secteur des valeurs mobilières et idéalement une bonne connaissance pratique des solutions technologiques administratives pertinentes.
  • Diplôme universitaire de premier cycle dans un domaine lié aux affaires de préférence
  • Réussite du cours de l’IFIC, et idéalement du CCVM
  • Excellente connaissance des programmes de la suite Microsoft Office (Office 365), et en particulier Word et Excel.

Ce qui vous attend à IPC ?

  • Un soutien de premier ordre en matière de formation pour vous aider à réussir dans le rôle qui vous sera confié
  • Des belles occasions de contribuer au bien-être de votre collectivité grâce à IPC Cares
  • De formidables atouts : des avantages sociaux répondant à vos besoins, un régime de retraite, un régime d’achat d’actions, des rabais d’entreprise, des événements sociaux, un horaire de travail estival et de la convivialité
  • De fabuleux programmes pour souligner votre réussite
  • Des équipes de direction accessibles, qui prendront le temps de bien vous connaître

Si vous connaissez une personne à qui ce rôle conviendrait, faites-lui parvenir cet avis de poste à pourvoir et encouragez-la à postuler!

Si vous poursuivez le processus de sélection, veuillez nous aviser de toute adaptation particulière dont vous pourriez avoir besoin. Tous les renseignements que vous nous fournirez demeureront absolument confidentiels.

 

 

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